A jövő évtől jelentősen bővül a kormányablakoknál igényelhető közigazgatási iratok köre, és ügyeket lehet majd intézni a létrehozandó elektronikus levéltári portálon is. Nemcsak az ingatlannyilvántartás terén nyújt majd segítséget az új rendszer, de hasznos lesz építési engedélyekhez, tervdokumentációkhoz, használatbevételi engedélyekhez, illetve hagyatéki, örökbefogadási ügyek, de hadigondozottak kárpótlását érintő ügyek intézésekor is. Mindez a 2,6 milliárd forintos európai uniós forrásból finanszírozott levéltári közigazgatási szolgáltatásfejlesztés eredménye.
Több mint 2,6 milliárd forintos európai uniós forrásból finanszírozott levéltári közigazgatási szolgáltatásfejlesztés kezdődött, amely idén decemberben zárul. Mikó Zsuzsanna, a Magyar Nemzeti Levéltár főigazgató-helyettese a megvalósuló fejlesztésről kiemelte: annak köszönhetően a napi ügyintézéshez szükséges, más nyilvántartásban nem fellelhető levéltári jogbiztosító iratok hozzáférhetővé válnak az állampolgárok számára elektronikus módon közvetlenül vagy a kormányablakok szolgáltatásain keresztül. Megemlítette a kárpótlások, a nyugdíjjogosultság megállapításához szükséges, az ingatlan-nyilvántartással, az építési és gyámügyekkel, a munkaviszony- és tanulóidő-igazolással, a hagyatéki eljárásokkal kapcsolatos, a családi jogállással és a jogszolgáltatási iratokból származó igazolások kiállítását. Ezentúl a közigazgatás és jogszolgáltatás egész körét lefedő iratképző szerveknek biztosítja eredetiben vagy másolatban az ügyviteli feladataik ellátásához szükséges iratokat. valamint számos más közigazgatási eljárás intézéséhez szükséges dokumentumokat. Példaként hozta fel a hadigondozottak kárpótlását lehetővé tévő, elmúlt években hozott törvényeket, megemlítve: a levéltárak kötelessége, hogy segítsék az ilyen ügyekhez való hozzáférést az állampolgároknak.
A Magyar Nemzeti Levéltár egy évben 20-25 ezer ügyfeles ügyet intéz, a megvalósuló fejlesztés azt teszi lehetővé, hogy az állampolgárok kérelmeiket lakóhelyüktől függetlenül bármelyik kormányablaknál benyújthatják, illetve közvetlenül elektronikusan is elküldhetik a Magyar Nemzeti Levéltárnak. A kormányablakoknál és a levéltári elektronikus portálon elérhető űrlapok abban segítenek, hogy a levéltári kereséshez szükséges minden fontos információ rendelkezésre álljon. Az ügyfélbarát szolgáltatás érdekében azonban az űrlapok kitöltésében a kevésbé gyakorlottaknak lehetőségük van arra is, hogy formai követelmények nélküli elektronikus levélben írják le kérésüket. A projekt célja az volt, hogy a korábban kialakított szolgáltatást a megyei levéltárakra is kiterjessze, miközben valamennyi intézményt bekapcsolja az egyablakos közigazgatási szolgáltatások körébe. A hivatalos ügyintézés mellett a kutatók és az egyetemisták munkáját is támogatja a projekt. Ezzel igyekeznek felmenő rendszerben visszacsábítani a levéltárakba a diákokat, a hallgatókat, a fiatalokat.
Már az 1990-es évektől folyamatosan nőtt a jelentősége a levéltárban őrzött iratok jogbiztosító értékének. A levéltárak azóta is tömegesen állítanak ki munkaidő- és iskolaidő-igazolásokat, a hadigondozottak ellátásához szükséges alátámasztó iratokat. Korábban ez az eljárás nehézkes volt, jelentős időbe telt és költséges volt, hiszen a dokumentumokat igénylő állampolgároknak a több mint nyolcvan telephelyen működő levéltárakat külön-külön kellett felkeresniük személyesen vagy postai úton, hogy a bizonyító erejű iratokat ki tudják kérni. A megvalósuló fejlesztés az ügyintézési folyamatok egységes, országos kiterjesztésével, a korszerűsített hálózati eszközparkkal lehetővé teszi, hogy a levéltárak bekapcsolódjanak a közigazgatás elektronikus ügyintézési rendszerébe. A fejlesztés eredményeként a levéltár informatikai rendszere alkalmassá válik arra, hogy az állampolgárok közvetlenül online vagy a kormányablakok szolgáltatásain keresztül, egyablakos ügyintézéssel intézhessék a levéltári iratokra is kiterjedő ügyeiket.
A Magyar Nemzeti Levéltárban megvalósuló projektről bővebben itt tájékozódhat: http://mnl.gov.hu/kofop