Cégmérettől, adminisztrációs előírásoktól függően a vállalkozások éves szinten akár több millió forintos megtakarítást is elérhetnek, ha az irodai folyamataikat a nyomtatottról a digitális dokumentumkezelésre helyezik át. A teljes körű váltás, azaz a papírmentes iroda akkor valósul meg, ha a céges irat- és tartalomkezelés, valamint az üzleti jellegű eljárások végig automatizáltak, és kizárólag digitális platformon zajlanak. A nyomtatógyártók ma már egyre inkább azon dolgoznak, hogy ezt a technológiai előrelépést támogatva olyan berendezéseket állítsanak elő, amelyekkel a papírfelhasználás mértéke redukálható. A digitális transzformáció fontosságát szem előtt tartva vezetnek be a gyártók nyomtatókat és multifunkcionális eszközöket – ezekkel a megoldásokkal könnyen digitalizálhatóak, rendszerezhetők a vállalati dokumentumok.
Az új berendezéseket célszerű olyan funkcióval is ellátni, amellyel a felhasználók egyszerűen, gyorsan, közvetlenül a nyomtatóról szkennelhetik be a dokumentumaikat az olyan online fájltároló felhőrendszerekbe, mint a DropBox, a Microsoft OneDrive vagy a Google Drive. Ennek köszönhetően pedig máris hatékonyabbá válhat a dolgozók közti együttműködés, a feladatok megoldása. Nem árt ugyanakkor, ha van mobil kapcsolat is az eszközökhöz. A munkatársak megfelelő alkalmazás segítségével, távoli eléréssel, az okostelefonjukról, tabletjükről paraméterezhetnek és indíthatnak szkenneléseket akár hagyományos célállomások (e-mail, mappa, FTP-szerver, faxolás), akár felhőalapú tárolók (például Microsoft O365, Microsoft OneDrive, DropBox, GCloud, Evernote) felé.
Pap Kornél, a Xerox Magyarország rendszermérnöke szerint az irodák papírmentességének eléréséhez vezető úton a legfontosabb tényező a munkavállalói tudatosság növelése. Ha a vállalatok házon belül gondot, időt és pénzt fordítanak arra, hogy megismertessék a dolgozókkal a digitalizálással járó pozitív változásokat, illetve azok hatékonyságát, akkor akár már rövid távon jelentős megtakarítások érhetők el az irodai kiadások terén. A felesleges nyomtatás mértékének csökkentésével pedig a vállalatok ökológiai szennyezése is kisebb lesz, ami végső soron hozzásegíti őket a környezettudatosabb működéshez.